Publié le : 07 juin 20237 mins de lecture
La modification digitale des signatures change les habitudes de vie de tout à chacun. Même la signature écrite n’a pas été comptée par ce processus de numérisation et a évolué avec le temps. En effet, la signature électronique est mise en place pour remplacer la signature manuscrite sur papier. Le but étant de simplifier les échanges, la confirmation et le traitement électronique des contrats ou des dossiers. Toutefois, autant vous dire dès le début que la signature numérique n’est pas une digitalisation de la signature manuelle. Il s’agit plutôt d’un ensemble de code qui permet d’approuver et d’authentifier des documents électroniques en quelques secondes.
Signature électronique, une solution écologique
La mise en place d’une signature digitale a un impact positif sur le développement durable et sur l’environnement. Parmi ses principaux avantages, la signature à distance permet en premier lieu de limiter les déplacements. En effet, elle peut se faire à distance, n’importe où et à tout moment. Par la suite, la signature numérique réduit l’usage excessif de papiers dans le traitement des dossiers. En privilégiant une telle solution, vous n’avez plus besoin de photocopier, d’imprimer ou bien d’archiver des documents.
Aussi, les lettres, les baux, les contrats ou les autres actes sont sécurisés et numérisés au sein d’une interface bien protégée. La sécurité des contenus et des processus, la réduction des coûts, le gain de temps, le point écologique et l’augmentation de la productivité rythment le quotidien dans des organisations qui ont opéré un virage dans les transformations digitales et qui ont su dématérialiser les parcours de signatures. En un mot, les avantages de la signature électronique pour les sociétés ne sont plus à prouver. Reste à choisir la solution idéale, notamment celle qui répond aux besoins et à la taille de votre entreprise.
Signature électronique, une bonne expérience collaboratrice
La réduction ou la simplification des tâches administratives complexes, tout comme la possibilité de valider ou bien d’accéder à des dossiers dématérialisés à distance, permet de réduire au minimum les tâches de certains employés dans une société. D’abord, la signature électronique favorise les conditions de travail des employés étant donné que cela leur permet de gérer au mieux les démarches administratives.
La mise en place d’une telle option vous donne la possibilité de signer des documents en un seul coup d’œil, depuis n’importe quel appareil, que ce soit un smartphone, une tablette connectée, etc. De ce fait, les démarches administratives sont de plus en plus simplifiées. Les employés n’ont plus besoin de faire du scan répétitif et encore moins de poster des documents signés.
Ensuite, grâce à la signature numérique, les chefs d’entreprise peuvent espérer une bonne rentabilité de leurs activités. Le montage de documents qui nécessite de nombreuses signatures devient plus rapide. En même temps, les employés ne perdent plus beaucoup d’énergie et de temps dans des processus qui peuvent être difficiles. Or, la réduction des tâches au quotidien est une source de motivation et d’engagement pour les collaborateurs. Enfin, l’adoption de la signature digitalisée est l’occasion de faire des points dans la transition écologique en misant sur le RSE ou la Responsabilité Sociétale des Entreprises.
La signature électronique offre une conformité juridique et économique
Avant tout, bien qu’elle soit virtuelle, la valeur de la signature électronique reste la même que celle de la signature manuscrite. Pour information, la loi européenne instaure un cadre en matière de service de confiance et d’identification numérique. Le but étant d’offrir aux sociétés la chance de signer numériquement leurs dossiers en toute sécurité et en toute légalité. En outre, cette signature crée l’identité du signataire ainsi que l’authenticité de l’acte, qui est difficilement invalidé en justice par apport à son équivalence manuscrite. Vous êtes alors bien assuré d’honorer les obligations légales et d’être protégé totalement.
Parmi les avantages de la signature numérique, la diminution des coûts d’impression, de traitement, d’expédition se trouve sur plan principal. À l’aide d’un logiciel de signature digitalisée, la productivité des agents augmente en raison de la diminution de temps de traitement de certaines démarches. Les collaborateurs peuvent alors se consacrer à des tâches ayant une plus grande valeur ajoutée. Certes, la signature numérique réduit les coûts administratifs. Avec un tel outil, vous n’avez plus besoin d’affranchissement, vous consommez moins de papier et d’encre pour faire des impressions.
Signature électronique, une efficacité totale
Le résultat d’un processus commercial risque de se changer en un travail de paperasserie fastidieux et cauchemardesque. Dans ce sens, les moments disponibles sont consacrés à la réalisation des tâches administratives répétitives et à la réalisation d’objectif concret. C’est la raison pour laquelle tout le monde veut améliorer le temps de traitement en le faisant de façon numérique. Si tel est le cas, l’introduction de la signature électronique peut constituer une étape supplémentaire afin d’accélérer l’activité.
Au travail, vous n’avez plus besoin de signer, de scanner, d’imprimer des documents, d’attendre les chefs pour y déposer leur signature. Aussi, ils ne sont plus obligés de vérifier si les dossiers ont été signés par la personne appropriée et enfin d’archiver des documents autorisés. Pour les clients, la signature numérique permet de signer des dossiers sur n’importe quel appareil. Elle permet de gagner du temps pour la création des contrats. Enfin, elle aide à conclure rapidement le marché, le processus d’approbation tout en rendant la signature plus infaillible.